Менеджеры, организующие конференции и выставки, постоянно контактируют со всеми другими участками по проведению этих мероприятий: от служащих, занимающихся питанием, до представителей бюро, организующего выступления докладчиков. Кроме того, они же занимаются и хозяйственной работой, например, работой электриков и других рабочих. Как правило, они отвечают за приглашение внешних провайдеров и выполнение подготовительных работ, связанных со звуком, освещением и настройкой оборудования, когда это необходимо, а также с организацией питания участников.
Менеджеры, как правило, должны укладываться в заданный бюджет, так как организаторы мероприятия ограничены определенной суммой. Иногда сделать это сложно. Поэтому надо уделять должное внимание всем участкам, особенно тем, где возможны какие-то сбои, так как там могут потребоваться дополнительные усилия и деньги. Следует также установить контакты с внешними организациями, помощь которых может потребоваться, и заручиться их поддержкой.
Менеджер по организации конференций и выставок отвечает и за правовые аспекты подобных мероприятий. Если такое мероприятие проводится на конкретной территории, менеджер должен хорошо изучить все требования пожарной службы, разобраться с планами этажей и ограничениями по площадям (ведь к организаторам в случае нарушений этих требований могут быть предъявлены судебные иски).
Менеджеры, работающие в этой области, должны быть сами очень организованными людьми. Хороший менеджер по организации конференций и выставок ведет полные отчеты по каждому соглашению и каждому принятому решению в течение всего процесса организации мероприятия. На этой должности важно обладать хорошими коммуникационными навыками и умениями и уметь добиваться, чтобы все участники, занимающиеся подготовкой мероприятия, понимали его важность и правильно действовали. На конференциях по авиационной тематике особое внимание необходимо уделять питанию пилотов. Для них важно отменное здоровье в полете, внимательная работа с навигационным планшетом летчика и внимание на маршруте.
Менеджер по организации конференций и выставок работает не в одиночку. Как правило, его подчиненные занимаются продажами, регистрацией, маркетингом и иными функциями, связанными с проведением мероприятий. Однако именно менеджер отвечает за то, чтобы каждый член его команды в полной мере обеспечивал бесперебойное выполнение мероприятия. Каждое проведенное мероприятие анализируется «по горячим следам», чтобы выявить все возникшие проблемы и внести поправки.
Менеджеры, специализирующиеся на организации конференций и выставок, могут работать в агентствах по проведению таких мероприятий, бюро по организации конференций и привлечению гостей, различных структурах индустрии туризма, центрах проведения конференций и выставок. Для занятия этой должности желательно пройти четырехлетнюю программу и получить степень бакалавра, а также опыт работы в сфере продаж, маркетинга или организации путешествий. Многие менеджеры по организации конференций и выставок имеют соответствующие степени.
Разумеется, помимо опыта каждая должностная позиция предусматривает более широкий круг ответственности. В итоге человек, специализирующийся в этой области, может быть назначен старшим менеджером или организовать собственный бизнес. Менеджеры с хорошей репутацией в местном сообществе могут получать все более привлекательные предложения от других фирм и динамично продвигаться по карьерной лестнице.
Возможности, открывающиеся перед менеджерами по организации конференций и выставок, с каждым днем становятся все более привлекательными. Так, в нашей стране ежегодно число планируемых мероприятий постоянно возрастает, что открывает новые возможности для дополнительной работы. Средняя зарплата специалиста в этой сфере составляет от 50 тыс. руб.
