Планирование совещаний и конференций

Официальное название должности специалиста по планированию совещаний* может быть самым разным. Например, менеджер по организации встреч, координатор конференций или съездов. В функции этого специалиста, помимо прочего, входят: определение места проведения совещания (конференции); организация доставки участников к месту проведения, организация их проживания в гостинице и питания; планирование программы и контроль за регистрацией участников. Совещания этого рода могут варьироваться от переговоров и событий международного уровня до небольших внутренних вечеринок. Хотя некоторые профессиональные компании имеют штатных работников, многие организации нанимают внешних специалистов или приглашают фирмы, которые специализируются на управлении подобными совещаниями.

Профессия специалиста по планированию совещаний стала восприниматься как отдельная карьерная составляющая всего несколько лет назад. По мере того как компании начали расширять масштабы своей деятельности, потребность в таких специалистах стала более очевидной. Создание общего пакета услуг для проведения совещания, в котором участвуют люди и оборудование со всех уголков мира, требует значительно более серьезного планирования, не ограничивающегося выбором правильного места проведения, организации поездок, проживания участников и приглашения основных выступающих.

В настоящее время формы проведения подобных совещаний в значительной степени изменились. Многие встречи теперь могут проводиться в режиме видеоконференции по Интернету. Поэтому специалистам, работающим в этой сфере, необходимы хорошие знания современных технологий и оборудовании, используемых для проведения подобных конференций.

Конкретные обязанности специалиста зависят от типа фирмы, в которой он работает. Как правило, эти специалисты планируют и организуют такие совещания, как встречи, съезды и специальные церемонии. Время сбора участников обычно устанавливается исходя из графиков руководителей, под которые подгоняются все остальные этапы. В первую очередь необходимо выбрать помещение, в котором будет проводиться совещание. Для этого менеджер должен оценить, насколько подходят имеющиеся места, и изучить все варианты, чтобы выбрать из них лучший. Следует установить процедуры регистрации, провести подготовительную работу по организации питания участников, оформлению помещений, подготовке необходимого оборудования и приглашению инструкторов.

Специалист по планированию, входящий в штат компании, часто организует небольшие совещания. А если речь идет о крупных событиях, он работает вместе с внешней фирмой.

Практически все специалисты по организации совещаний должны иметь степень бакалавра по четырехгодичной программе обучения в колледже и опыт работы в компании, корпорации, центре проведения конференций или организации путешествий. Как и в отношении большинства карьер в любых компаниях, возможности по продвижению чаще всего открываются для тех, кто имеет дополнительное образование.